Proposta arrivata, sogni ad occhi aperti fatti, e poi?

E poi bisogna calare tutto nella realtà, e per farlo ahimé bisogna affrontare la questione del budget per organizzare il matrimonio che desideri. 

La questione budget quando si parla di matrimoni è sempre al primo posto, sia per chi non ha grandi limiti, sia soprattutto per quella grande maggioranza di persone che un occhio al portafoglio deve sempre tenerlo. 

Oggi, in questo articolo, proverò a parlarti di cifre, di darti un’idea abbastanza precisa di quelli che sono i costi a seconda di ciò che desideri, fermo restando che dovrò ovviamente fare un discorso generale (per le tue esigenze specifiche contattami!). 

Ma la prima cosa da cui voglio partire è da ciò che rappresenta per te un matrimonio. 

Ora sarò anche un po’ brusca, ma profondamente sincera: sposarsi nel senso strettamente legale del termine non costa particolarmente. 

Basta che tu e il tuo partner chiamiate il vostro comune, concordiate date e procuriate documenti, vi presentiate con un paio di testimoni nel giorno designato e facciate le vostre firme.

Et voilà: siete sposati!

Questo è un matrimonio a tutti gli effetti e nessuno vi obbliga a realizzare un matrimonio in grande, e, nel casom non possono quindi svincolatevi da ogni obbligo sociale a riguardo.

Se volete dedicarvi a questa impresa dovete essere felici di organizzare il matrimonio che desiderate, dovete volerlo e dovete avere piacere di organizzarlo, anche se ciò non significa che prima o dopo non dobbiate venire a patti con qualche compromesso, che però vi assicuro non inficerà il risultato finale. 

Lo so bene, perché parte del mio lavoro, una delle parti più consistenti, è proprio far quadrare il budget, e cercare e proporti fornitori che incontrino sia i tuoi gusti che le tue necessità economiche.

L’aiuto di una professionista può proprio aiutare sia a controllare che non si sfori dai limiti imposti man mano durante l’organizzazione, sia a valutare le richieste dei fornitori, da quelle ragionevoli a quelle troppo expensive, ma anche a valutare quando quelle proposte sono così basse da essere quasi sospette o sintomo di bassa qualità. 

Quando si organizza un matrimonio devi considerare che non si sta organizzando una festa di compleanno o un evento qualunque.

Le aspettative per questo giorno sono altissime, i servizi offerti sono sempre servizi di lusso, gli errori non sono contemplati e questo implica un asset organizzativo di altissimo livello, che ovviamente ha un costo, sia in termini di tempo impiegato che ovviamente in termini economici (siamo tutti d’accordo che il lavoro si paga se no è volontariato, giusto?).

Il mio obiettivo è che si paghi sempre il giusto e che il risultato nonostante gli eventuali compromessi ti renda sempre felice (e con il mio aiuto ci arriverai anche rilassata). 

In Italia per esempio è risaputo che un matrimonio con circa un centinaio di invitati parte da 20-25.000 €.

E ahimé devo aggiungere che per un matrimonio Unusual è molto difficile stare sotto ai 25.000 €, perché i livelli di personalizzazione dei matrimoni che organizzo sono molto alti e le richieste ai fornitori sono talmente specifiche e particolari che non sarebbero realizzabili con budget inferiori. 

Queste comunque sono cifre super indicative in realtà, perché sono davvero troppe le variabili in gioco, ed è questo uno dei motivi per cui io stento sempre a dare cifre quando parlo di organizzazione in generale. 

Cosa c’è in quei 20’000€?

È possibile che in una cifra di partenza ci sia compreso il tuo gusto, le tue necessità e quelle del tuo futuro marito? Può in un numero stare la narrazione della vostra storia attraverso tutti quei piccoli dettagli che, come ti scrivo sempre, sono i soli in grado di dare personalità e carattere a un matrimonio rendendolo davvero tuo? 

Ovviamente no, non è possibile, però è possibile che il giorno in cui ci parliamo per la prima volta nella nostra consulenza conoscitiva, tu mi dica che hai quel budget a disposizione.

A quel punto però oltre al budget mi dovrai raccontare anche chi siete e che cosa desiderate, solo così mi sarà possibile calcolare dei costi indicativi che comprendono da una parte i costi fornitori che più o meno potrebbero fare al caso tuo, e poi ovviamente il tempo che io dovrò dedicare al tuo matrimonio per progettare design, allestimenti, organizzazione. 

In ogni caso, ritorniamo a quella cifra indicativa di 20’000€.

Le tre variabili principali che faranno oscillare questo numero sono il quando, il dove e quanti invitati. 

Quando perché, come puoi immaginare, l’alta stagione dei matrimoni va da maggio a settembre e in questo periodo le cifre salgono, mentre per matrimoni autunnali e invernali le cifre scendono. E per quanto possa fare sorridere anche sposarsi di venerdì (o in un giorno infrasettimanale ancora di più) abbatte i costi rispetto a un matrimonio di sabato o di domenica. 

Per quanto riguarda il dove intendo proprio una divisione di costi in base alla zona di Italia in cui intendi sposarti: Milano e il Nord in generale hanno dei costi che nelle regioni del centro est vengono quasi dimezzate, tanto per farti un esempio. 

E ovviamente quanti invitati: un matrimonio piccolo costerà di meno anche se i fornitori scelti saranno di un livello altissimo, perché tutti quei prezzi che vanno considerati a persona dovranno essere moltiplicati per 30 invece che per 100. Ma attenzione, ciò non significa che dimezzando gli invitati dimezzerai anche il budget, perché purtroppo alcuni costi non dipendono dalle persone presenti.

Messe da parte queste variabili, consideriamo ora cosa va inserito in quei 20’000€.

Si tratta ovviamente di un piccolissimo (e anche questo sempre indicativo) prospetto dei fornitori necessari per l’organizzazione del tuo matrimonio: 

• Location per cerimonia 
• Location per ricevimento
• Catering
• Foto e video
• Partecipazioni
• Fiori e decorazioni per cerimonia e per ricevimento
• Musica per cerimonia e ricevimento
• Bomboniere
• Noleggio auto
• Abito sposa e accessori
• Abito sposo e accessori
• Make up artist
• Hairstylist
• Noleggi vari ed eventuali
• Allestimenti specifici

Spesso con i miei sposi riusciamo ad abbattere i costi delle prime tre voci, prima di tutto non differenziando tra location cerimonia e location ricevimento (questo ragionamento vale solo per i matrimoni non cattolici: ovviamente il matrimonio in chiesa ha un suo valore intrinseco che si porta dietro anche dei costi relativi sia alla chiesa che all’allestimento). 

Se le prime due voci vanno a coincidere, facilmente diminuiranno anche le cifre dei fiori per l’allestimento di cerimonia e ricevimento: in ogni caso, logistica permettendo, sui fiori si tende sempre a riutilizzare l’allestimento della cerimonia per almeno una parte del ricevimento, come per esempio il taglio torta e in generale tutto il post cena. 

Quanto costa però una location in Italia?

Siamo sempre lì: è difficile parlare in generale.

Dipende sempre da ciò che volete: una location con tutti i servizi può costare in media intorno tra i 3 mila e 5 mila euro, ma è ovvio che se si vuole un castello sul mare la cifra potrebbe ben salire, così come se ti interessa la possibilità di noleggiare un borghetto storico in esclusiva per te e tutti i tuoi ospiti, cosa molto in voga tra gli sposi internazionali, o se nella location includi anche delle camere per far dormire gli ospiti che vengono da lontano. 

Spesso e volentieri però se opti per una location che fa anche ristorante, i costi della location di per sé vengono inclusi (e abbattuti) nelle cifre del ristorante a persona. 

Un ristorante può partire all’incirca dai 110€ a persona, a seconda poi ovviamente di quali sono i piatti e le portate che definisci, e se nella cifra siano inclusi o meno i vettovagliamenti, che altrimenti puoi noleggiare a parte. 

Discorso diverso va fatto per il catering, che di solito costa sempre di più di un ristorante ma offre un servizio completamente diverso, e le cifre quindi sono completamente personalizzate in base a cosa gli sposi desiderano o possono permettersi (qui trovi un piccola guida che ti può aiutare nella scelta tra ristorante e catering). 

E attenzione bene, qui non stiamo considerando il matrimonio organizzato in casa o in una location propria: di questo complicatissimo argomento ti ho parlato in questo articolo!

E invece, quando si parla di fotografo perché le cifre sembrano così alte? 

Se ti sei fatta un giro sui vari siti di ricerca dei fornitori, avrai notato che sia i fioristi sia i fotografi propongono cifre davvero considerevoli, ma perché? 

Partiamo appunto dai fotografi: un fotografo che si dedica al tuo matrimonio tendenzialmente impiega il suo tempo prima di tutto per un colloquio con te per capire lo stile del matrimonio, cosa desideri, e studia il set di cui dispone la location e gestione delle luci naturali e non. 

Dopodiché il giorno dell’evento: a meno di un matrimonio con poche persone, dovrà essere incluso un secondo fotografo per riuscire a cogliere davvero il più possibile dell’evento. Dovrà seguire la tua preparazione e quella del tuo sposo. 

Per tutta la durata dell’evento, dovranno essere all’erta, pronti a cogliere ogni singolo momento, e non credere sia cosa da poco. 

Da loro dipende uno degli aspetti più importanti: il ricordo. 

Un bel servizio fotografico te lo porterai dietro tutta la vita, influenzerà inevitabilmente il ricordo che avrai di quel giorno, ti farà sorridere e piangere e non c’è niente di più prezioso delle emozioni quando si tratta di un matrimonio. 

E poi c’è tutta la post produzione.

Sì, perché il lavoro di un fotografo non finisce quando finisce l’evento, ma si protrae per tutto un periodo in cui sarà impegnato nel sistemare e correggere le foto realizzate, anche se tu le desideri il più naturali possibili. 

A tutto questo poi si può aggiungere il servizio video, che farà sicuramente lievitare il prezzo.

Capirai bene quindi che quando per un fotografo si parte da cifre sui 1400€ non c’è nulla di esagerato rispetto al servizio offerto.

Per quanto riguarda i fiori il discorso non è troppo diverso. 

I fiori sono una componente fondamentale di ogni matrimonio che si desideri bello, c’è poco da girarci intorno. Eppure è tra le voci che più disturba gli sposi quando si iniziano a valutare le cifre. 

I fiori sono parte integrante dell’allestimento, e da soli possono influenzare l’immagine e il ricordo di tutto l’evento.

I fiori vanno scelti, procurati, vanno combinati e conservati, e poi vanno allestiti, cosa che di solito prevede che il/la flower designer prepari le composizioni da parecchie ore prima dell’evento fino alla fine. Dipende ovviamente dagli accordi: se non è necessaria la sua presenza durante l’evento non partecipa. 

Anche in questo caso, per un matrimonio dalle esigenze medie (qualsiasi cosa questa espressione possa significare) vengono usualmente proposte cifre intorno ai 2800€, e raramente le cifre sono inferiori e solo se si fanno determinate rinunce e compromessi. 

Infine, nel senso che è l’ultima voce che tratterò così nel dettaglio escludendo la mia di wedding planner, la musica. 

La musica fa il matrimonio tanto quanto i fiori, e forse anche quanto catering e location, anche se può sembrare meno importante. 

La musica suscita delle emozioni, crea il mood, suggerisce ai tuoi invitati che cosa provare e quando: ha insomma il potere di calibrare i vari momenti, scatenando i tuoi invitati, emozionandoli, coinvolgendoli e a volte anche annoiandoli o infastidendoli. 

Per la musica come puoi immaginare ci sono diverse possibilità e combinazioni, ci può essere il dj che da solo gestisce tutto l’evento a partire dalla cerimonia; oppure il dj durante il ricevimento e un acustico durante la cerimonia; o ancora un’agenzia che copre tutto l’evento alternando i propri diversi componenti a seconda delle necessità dell’evento (compreso un dj per il momento della festa). 

Ogni scelta è assolutamente libera e non ne esiste una preferenziale, però devi essere consapevole che spendere tra gli 800 e i 2000 euro per la musica durante il tuo evento non è molto, perché con queste cifre paghi professionalità, esperienza, tempo, lavoro e in parte anche un po’ di animazione. 

Per quanto riguarda tutta la parte personale di abiti, make up e hairstylist è talmente personale e soggettiva che sarebbe davvero fuori luogo provare a dare delle cifre approssimative che potrebbero darti un’idea assolutamente sbagliata.

Idem per quanto riguarda i noleggi vari ed eventuali, o gli allestimenti, le partecipazioni o le bomboniere.

Diciamo che in generale vale il discorso per cui è tanta la professionalità richiesta per questo giorno, tante le aspettative, e quindi di conseguenza molto alto è anche il livello dei professionisti.

Tutto questo ovviamente ha un prezzo, ma sia chiaro: il mio ruolo è quello di garantirti che ogni centesimo del tuo denaro sia ben speso, che tutte le tue aspettative siano ben riposte e che il risultato sia perfetto. 

Ed è proprio perché tutto questo non è facile che esiste la mia professione, che ha anch’essa un proprio valore. 

Non posso fare un discorso generico per ogni wedding planner in Italia, perché la nostra è una professione abbastanza giovane e non del tutto canonizzata.

Certo è che per la legge del mercato libero, i costi variano ma solo fino a un certo punto e a seconda del target e degli stili di ciascuno.

Io però posso raccontarti della mia esperienza, e in questo caso senza darti cifre precise perché ogni preventivo dipende davvero dai servizi richiesti.

Se vai a vedere sul mio sito infatti io offro molti servizi diversi che si possono includere nel tuo preventivo o meno. Per questo è fondamentale la prima consulenza conoscitiva in cui ci conosciamo, parliamo liberamente e mi racconti chi siete e che cosa volete.

Sì, perché anche il chi siete non è scontato: come avrai capito seguendomi su Instagram o spulciando il mio sito, il tipo di matrimoni che organizzo rispecchia la definizione di “The Other”, matrimoni perciò un po’ diversi, un po’ più elaborati, perché io sono principalmente una designer e gran parte del mio lavoro consisterà nel creare un progetto che va molto al di là della semplice organizzazione, una vera e propria progettazione di un evento unico nel suo genere. 

E questo non piace a tutti, quindi non è detto che io sia la wedding planner adatta a te. 

Se invece abbiamo appurato che faccio al caso tuo, allora dovremo capire che cosa desideri e io in base a ciò che mi racconterai creerò un progetto per il tuo matrimonio, che potrà comprendere riti simbolici, ricami e stampe 3d, allestimenti vari, viaggi all’estero e trasferte varie, etc etc…

Indicativamente io lavorerò per te una media di 3 ore alla settimana: sembrano poche vero?

Però considera che io lavoro a un matrimonio almeno per un anno, che è composto da circa 52 settimane, il ché significa che dedico a ciascun matrimonio che organizzo almeno 156 ore, tra progetti, ricerca fornitori, organizzazione e pianificazione, call di confronto e creazione artigianale degli allestimenti, oltre che ovviamente la gestione dell’evento che mi vede sempre presente in qualsiasi parte di Italia. 

Prima di fornirti un preventivo, ho bisogno di farti capire il valore del mio servizio, l’impegno che ci metto e l’unicità del prodotto che ti propongo, perché è quello che fa la differenza tra me e un’altra wedding planner, tra organizzare un matrimonio fai da te o ingaggiare una professionista.

Ed è quindi solo il valore che ti permette di capire se per te vale la pena avvalersi del mio servizio o meno per l’organizzazione del tuo matrimonio. 

Le cifre sono solo cifre, e ognuno deve fare i conti con le proprie disponibilità liberamente e io darò sempre il meglio. 

Però una cosa ritengo sia davvero importante: quello che provi quando tutto è finito, quando riguardi le foto del tuo matrimonio, quando chiacchieri con amici e parenti che in tutta onestà ti raccontano quanto si sono emozionati al tuo matrimonio, quanto è stato unico e straordinario. 

In definitiva, se alla fine di tutto non hai rimpianti e sei felice nel ripensare a quel vostro giorno, uno tra i più importanti di tutta la vostra vita, allora potrai sentirti soddisfatta delle tue scelte, perché sì, ne sarà valsa la pena.