Ed eccoci a uno dei temi che mi trovo più volte ad affrontare quando organizzo un matrimonio: il rischio di amici e parenti come fornitori. 

Premettiamo che la questione è assolutamente legittima: il budget di un matrimonio ha un peso non indifferente, anzi, ed è assolutamente normale cercare di tagliare le spese laddove possibile. 

Tuttavia chiedere o accettare l’aiuto di amici e parenti al posto di questo o quel fornitore rappresenta sempre un’arma a doppio taglio che va valutata nell’ottica del “ne vale la pena?”. 

Quello che infatti all’inizio di un’organizzazione sembra un’ottima occasione per risparmiare un po’, quando si entra nel vivo e le settimane di distanza al grande evento cominciano a essere poche potrebbe scatenare una serie di ansie che avresti preferito evitare. 

Ma effettivamente, dove sta il rischio di assoldare amici e parenti come fornitori del tuo matrimonio?

Partiamo da una grande massima cinematografica: “amicizie e affari sono come l’acqua e l’olio: non si mischiano mai”. 

E non si tratta di cattiveria né di giudizi negativi sul tale amico o tale parente, ma proprio perché si tratta di rapporti personali, e perché facendoti risparmiare ti fanno un favore, diventa difficile essere pretenziosi, cioè pretendere, come faresti con un qualsiasi fornitore, un certo livello di servizio. 

Potrebbe diventare imbarazzante fare una critica, richiedere un certo percorso organizzativo, o un certo livello di puntualità o di disponibilità.

Non ti sentiresti in imbarazzo a chiamare quel paio di volte in più per sapere se tutto sta procedendo come desideri?

Inevitabilmente quando è un tuo amico che si occupa per esempio della torta, o delle partecipazioni e via discorrendo, si sentirà molto più libero di agire in autonomia, di prendersi delle sue licenze poetiche che forse però non incontrano davvero i tuoi gusti.

E alla fine, ti sentiresti a tuo agio ad andare contro quelle licenze, a dirgli che preferiresti un’altra cosa?

Attivando questi meccanismi di imbarazzo, si scatenano poi una serie di dinamiche che rischiano di compromettere il rapporto personale durante il processo organizzativo.

Tu senti l’imbarazzo nel parlare apertamente dei tuoi dubbi, di muovere le tue critiche, di fare quella richiesta in più, eviti e alla fine potresti non essere perfettamente soddisfatta, e magari rimpiangere quella scelta.

Oppure avrai la sicurezza necessaria di chiedere, pretendere, criticare, e dall’altra parte potrebbe nascere del risentimento perché in fin dei conti ti sta facendo un favore, e forse tutta quella fatica non vale la pena. 

Tuttavia il rischio di risentimento nel rapporto personale non è l’unico motivo per cui tendo sempre a sconsigliare di avvalersi di amici e parenti come fornitori.

Quello che anzi mi crea più problemi nel processo organizzativo è sicuramente l’affidabilità. 

Quando infatti si assume un fornitore, si firma un contratto e si mettono per iscritto tutte le possibilità, le rate di pagamento, i tempi di consegna, i termini contrattuali in genere, e da lì non si scappa, nel bene e nel male. 

Ti faccio un esempio: se assumi un fotografo e quello il giorno del tuo matrimonio si sente male (una possibilità da tenere sempre in considerazione perché siamo esseri umani), da contratto dovrà procurarti un suo sostituto per coprire l’evento come o quasi avrebbe fatto lui. Poi, una volta ripreso, sarà proprio lui ad occuparsi dell’editing fotografico e della postproduzione in genere.

Se è invece il tuo migliore amico a farti da fotografo e poi quella mattina gli viene la febbre, si sloga una caviglia o un alieno lo rapisce, chi ti garantisce che ci sarà qualcuno a scattare le foto del tuo matrimonio? 

L’affidabilità dei fornitori non è mai scontata, ed è per questo che bisogna sempre pretendere un contratto chiaro, ed è per la stessa ragione che la maggior parte del mio lavoro sta proprio nel trovare i fornitori giusti che vadano incontro sia alle necessità di gusto che a quelle pratiche, a partire proprio dal budget. 

Proprio per questo, dal momento in cui mi comunichi che sarà un tuo amico o un tuo parente a regalarti questo o quel servizio, io avrò bisogno di confrontarmi con lui o con lei esattamente come se fosse un qualsiasi fornitore, di modo che sia certa che quel servizio sia esattamente del livello di cui tu hai bisogno e di cui io mi sono presa la responsabilità.

E avrò bisogno di sincerarmi che il fotografo o il pasticcere in questione siano effettivamente esperti nel settore matrimoniale, perché va da sé che un fotografo paesaggista non può essere adatto a un reportage matrimoniale, e via discorrendo (te ne ho parlato meglio in questo articolo).

Come sempre generalizzare non è mai la mossa giusta. Infatti esiste tutta una categoria di fornitori, come per esempio la make up artist o l’hair stylist che, fermo restando che dovrebbero essere degli/delle professionisti/e del settore wedding, svolgono il loro lavoro prima dell’evento vero e proprio, e quindi se si riescono a trovare tra amici e parenti che generosamente offrono il servizio possono davvero essere una soluzione utile.

Mentre, sarò sincera, per tutta una fetta specifica di fornitori io mi sento di consigliare di avvalersi di terzi che non fanno parte delle tue conoscenze.

Questo anche perché, e non è assolutamente da sottovalutare, se un tuo invitato durante il matrimonio deve lavorare non potrà ovviamente godersi la magia della situazione, ma appunto dovrà mantenere un’alta concentrazione sui propri doveri. Oppure per contro distrarsi e quindi probabilmente non dare il massimo del servizio.

Infine devo essere certa che tutti i professionisti scelti siano adatti a te e al tuo matrimonio, perché come ci tengo sempre a specificare, non tutti i fornitori sono i fornitori migliori per te, ed è proprio per questo che alla ricerca dei professionisti con cui collaboro per ciascun matrimonio dedico così tanto tempo.

Inoltre, un altro rischio in cui si incorre è che l’amico o il parente in questione si senta legittimato dal vostro rapporto personale a scavalcarmi, a prendere decisioni senza badare al progetto che io, in quanto wedding planner, ho studiato, creato e concordato con te e con il tuo sposo.

Se mi hai assunto è perché condividi la mia impostazione lavorativa e il progetto di design che man mano andremo a creare insieme nei mesi di organizzazione.

Quindi sarà fondamentale che, nel momento in cui entra a far parte del nostro team un tuo rapporto personale, sia serenamente chiarito che dovrà confrontarsi con me per l’impostazione del suo lavoro, di modo che il risultato sia esattamente quello che desideri.

Con tutto questo voglio vietarti di assoldare amici e parenti come fornitori del tuo matrimonio?

Assolutamente no, però ogni scelta che si fa deve essere consapevole dei pro e dei contro, così da poterla gestire nel modo più soddisfacente possibile. 

Quindi ho tre consigli per te, prima di fare questa scelta:

1. chiediti sempre con tutta l’onestà di cui sei capace se sei in grado di trattare con il tuo amico/parente come se avessi a che fare con un qualsiasi fornitore;
2. parla chiaramente con chi ti offre i suoi servizi in amicizia per il tuo matrimonio, metti tutti i puntini sulle i, chiarite subito quelle che saranno le tue necessità, pretese e deadline e quelli che potrebbero essere i suoi paletti e limiti (del tipo «sì, va bene, ma dopo le 18.00 non si parla più del tuo matrimonio» o cose del genere).
3. chiarisci subito che nella tua organizzazione è presente una wedding planner che tiene le redini di tutto il progetto, e con cui sarà necessario confrontarsi fin dall’inizio e concordare ogni eventuale cambiamento o bisogno.
   
   

Come si suol dire “patti chiari e amicizia lunga”, e così sarete pronti a partire per una delle avventure più difficili della vostra amicizia: organizzare il tuo matrimonio. 

E tu come la pensi sui fornitori amici e parenti?